Montag, 1. Dezember 2014

MICROSOFT ACCESS


MICROSOFT   ACCESS

Çfarë është një datëbazë
Një date bazë (bazë të dhënash) është një koleksionesh informacionesh në lidhje me një subject të caktuar si p.sh.
1.    Porositë e një blerësi
2.    Koleksioni i disqeve muzikor të një dyqani.

Një datëbazë  përbëhet ng 6 objekte
1.     Tabelat,përmban të dhënat të sistemuara në rreshta dhe në kolona.  Rreshtat përbëjnë rekordet Kolonat përbëjnë fushat
2.     Përzgjedhesit  për të gjetur të dhënat që kërkojmë. Mund të fshijë ose modifikojnë disa rekorede.
3.     Formset(Forms) për të future me lehtësi të dhënat.
4.     Reportet (Reports) për të analizuar të dhënat dhe për ti printuar ato.
5.     Makrot (Macro) shërben për automatizimin e punëve.
6.     Modulet (Moduls) ëshët një bashkësi procedurash dhe deklarimesh në Access Basic.
Dritarja e databases
          Start à Programsà Microsoft Access
à  Blank  Databaze  kur krijoni një database te re
à  Databaze  Wizard për të krijuar tabelat,forms-et dhe report-et dhe objekte të tjera.
à  Open an Existing Databaze   për të hapur një database ekzistuese. Klikoni mbi Move Files.
Krijimi hap pas hapi i një database
1.    Çfarë mendoni se do të realizoni me një database që do të krijoni
2.    Cilët janë pjestrët kryesor,cilat janë tabelat bazë
3.    Përcaktimi i fushave, çdo kolonë përfaqëson një fushë.
4.    Përcaktimi i lidhjeve ndërmjet tabelave.Ka tre tipe lidhjesh.
a.     një me shumë : Një record nga tabela  A mund të lidhet me shumë rekorde nga tabela B  e kunderta nuk ekziston.
b.    shumë me shumë: Një record nga tabela  A mund të shoqërohet me shumë rekorde në tableën B dhe anasjelltas.
c.     një me një  Një record nga tabela  A çshtë lidhur me një record nga tabela B. dhe anasjelltas.
5.    Përzgjedhësit (Queries) emrat mund të jenë të gjatë.
Të ngjashme
v Krijimi i një database të re
v Hapja e një database ekzistuese
v Fshirja e një objekti
v Riemertimi i një objekti
v Kopjimi ose lëvizja e një objekti
v Eksportimi i të dhënave në një database tjetër
ÝTabelat
          Tabela është një bashkësi të dhënash të organizuara në rreshta(rekorde) dhe kolona (fusha)
Krijimi i një tabele:
Në menunë Insert à Table    Krijoni tabele me 4 menyra:
1.    Datsheet View fut të dhënat në një datasheet bosh.
a.    Hapni një table në mënyrën  Datasheet View
b.    Kliko në butonin New Record
c.     Shtypni të dhënat duke kaluar me   Tab  nga një fushë në tj
d.    Në fund të rekordit shtyp Tab
2.    Design View ndertoni strukturën e tableës duke përcaktuar fushat e saj dhe tippet e tyre.
Insert à Table  à   Design View  përcakto të dhënat:
v Field name àemri i fushes 1-64 karaktere
v Data Type à tipi i të dhënave
v Descripton à përdhkrii i fushës
Indekset
          Përcaktojnë renditjen e rekordeve në një tabelë .
          Insert à Table  à   Design View  
          Klik te  Field Name  à vetitë e Indexed   tre mundësitë
e.     No fusha nuk është e indeksuar
f.      Yes (Dublikates) Ok  Fusha e indeksuar dhe lejon dy vlera
g.     Yes (No Dub.) Fusha e indeksuar dhe nuk lejon dy vlera
Në menunë  View  à Indexes …
à  Index Name à emri i fushës
à  Field Name  à fusha që bënë pjesë në këtë index
à  Sort order  à tipi i renditjes  klik  Save .
Për të fshirë një fushë
 à rreshtin korespondues  shtyp tastin Delete
          Për të ndryshuar tipin e të dhënave.
          Nga numeric,Currency,data/timeText
          Nga numeric,Currency dhe anasjelltas
          Nga text në memo   e anasjellta është e pamundur.
          Të dhënat e tipit Counter nuk është i mundur.
          Për të shtuar një fushë
          à rreshtin përpara të cilit do të futni fushën e re
          shtyp tastën  Insert ose klik në butonin  Insert Row
          Krijimi i lidhjeve midis tabelave
a.     mbyllni çdo table të hapur
b.    klik në butonin Relationship ose ne menunë Tools à Relationshi
c.     klik te butoni Show Table te shirit i butonave
d.    shtoni këto tabela klik te emri i tyre dhe pastaj Add dhe mbylle.
e.     Tërhiqni fushat që doni të lidhni nga tabelat e para për tek fushat  në të cilin do ti lidhni në tableën tjetër.
Butonat e kërkimit
          Butoni i pare (First record) ju pozicionon në rekordin e pare
          Butoni i dytë (Preview record) ju pozicionon në rekordin parardh
          Butoni i tretë (Next record) ju pozicionon në rekordin pasardhes
          Butoni i katert( New record) ju pozicionon në rekordin e ri
          Numri në mes të butonave tregon numrin e butonit korent.
          Numri në fund tregon numrin total të rekordeve.
Fshirja e rekordeve
 Edit à Delete Records
          Zgjedhja e rreshtave dhe kolonave
a.     klik në kokën e rreshtit ose kolones
b.    për të zgjedhur më shumë se një rresht apo kolonë klik në kokën e rreshtit ose kolones duke mbajtur të shtypur butonin e majtë të mausit.
3.    Table Wizard  ndertimin e structures së një tabele duke à fusha të gatshme tabelash me karakter personal ose biznesi.
File à New table à Table Wizard  
4.    Import Table,Link Table importimin e një tabele krijilin e lidhjeve me një tjetër tabele.
Ý Queries (Përzgjedhës)
          është një pyetje që bëhet rreth të dhënave tuaja.
Tipet e Query-ve
1.    Select Queries zgjedh të dhënat nga një ose më shumë tabela.
2.    Parametric Queries kur ekzekutohet afishon një kuti dialogu e cila prêt informacion nga ju.
3.    Crostab Queries afishon vlera të përmbledhur
4.    Action Queries modifikon rekordet e një tabele.
5.    SQL Queries  krijon duke përdorur një instruksion
Krijimi i një Query-je
          Në menunë  Insert  à Query
Ý Forms-et
        Krijohen: 1. për futjen e të dhënave me lehtësi
                          2. për krijmin e një kutie dialogu
                          3. për krijimin e një formsi tjetër.
Krijimi i një Forms-i
          Klik në tab-in   Forms à New  à një mundësi
Ý Reportet
është një mënyrë efikase për të paraqitur të dhënat në një formë të caktuar printimi.
Krijimi i Reporteve
                   Klikoni në tab-in Report à New à një mundësi .





Administrimi i te dhenave
Database (regjistri) është një regjistër që ruan një informacion të organizuar në një mënyrë të caktuar ose
Me Database duhet kuptuar zona në fletën e punës ku informacioni mbahet në formë liste
Me rekorde duhet të kuptojmë rreshtin e qelizave që përmban informacioni rreth fushave të një Database.
          Psh një regjistër  pagesash i një firme në të ruhen:
                   Emrat
Profesioni
                   Paga bruto
                   Raporte
                   Paga gjidhësej
                   Ndalesat
                   Paga neto
Në shëmbullin e mësipërm mund të vendosim:
          Në kollonën e parë  mbiemrat e punonjësve
          Në kolonën e dytë   emrat e punonjësve
          Në kollonën e tretë  mosha
Në kolonën e katërt profesioni
          Në kolonën e peste paga bruto
          Në kollonën e gjashtë taksat
          Në kollonën e shtate paga neto
Çdo kollonë në database quhet Field (fushë)
Rreshti i parë në çdo database përmban etiketat e çdo fushe.Këto etiketa do quhen field names (emrat e fushave). Pra emërtimi i kokave të kolonave.
Rreshtat me të dhënat fillojnë pas field names pa lënë rresht bosh të dhënat që
shkruhen në to quhen Data Rekords



A
B
C
D
E
F
G
1







2







3







4
Mbiemer
Emer
Mosha
Profesioni
Pagesa
Taksa
P.Reale
5
Ferati
Elvina
17
Doktor
25500
500

6
Duçka
Juli
20
Doktor
26500
530

7
Kanani
Elda
19
Doktor
23500
470

8
Curi
Dritan
18
Doktor
22400
450

Në tabele  një rekord është një element ose person i regjistruar  psh Ferati Elvina  ……
          Kolonen e e peste dhe të gjashte ta plotesoje kursanti
Si ndërtohet një Database
Ku do të vendoset Database à në një fletë pune të re apo eksistuese
Rreshti i parë i një Database duhet patjetër të përmbaj emrat e fushave
Emri i fushës ti përshtatet përmbajtjes së kollonës dhe të ketë deri 255 karaktere
Emri i fushës duhet të përbëhet nga shkronja dhe jo nga numra.në rast se do   të shkuajmë edhe numra duhet që i gjithë emri të futet në thonjëza.
          Emri i fushës duhet të jetë i ndryshëm prej të tjerave.
Futtja e të dhënave në një Database fillon menjëherë pas rreshtit të parë
Të dhënat që regjistrohen mund të përfshijnë tekste,numra,formula e funk.
          Çdo regjistrim (record) duhet të ketë të njëjtat fusha
Për të përcaktuar një Database ju duhet të:
Selektoni të gjithë zonën ku janë hedhur të dhënat së bashku me Field Name
          Nga menuja Insert à Name Define
Në kutinë dialoguese Names in Workbook shkruani emrin që dëshironi
          Klik Ok
Përdorimi i komandës Data Form[1]
          Shërben : Për të eleminuar fushat e shumta
Për të shtua ose hequr fusha
Veprohet :
          Nga menuja Data à Form
Hapet kutia dialoguese që paraqet sipas radhës e mrat e fushave të regjistrit
          Klik mbi butonin Colse për ta mbyllur.
Si shtohet një regjistrim i ri në një Database
          Një metodë është futja e të dhënave nëpër qeliza boshe
          Tjetra metodë : Nga menuja Data à From
Radha e veprimit të futjes së të dhënave të reja është:
          Nga menuja Data à From
          Në kutinë dialoguese klik mbi New dhe hidhni të dhënat në fushat.
          Kalimi nga një fushë në tjetrën bëhet me Tab.
          Klik mbi Close
Futja e një formule në një Database
Në rast se në ndonjë fushë ka formulë ,plotësimi i fushës së re bëhet direkt
Përzgjedhja e një regjistrimi (renditja e listë pagwsave sipas rendit zbritës
          Seleksiononi rangun e tabelës  database
          Klik në menunë Data à Sort
          Klik paga bazë à Sort by
          Klik mbi butonin Header Row
          Klik rritës ose zbritës
          Klik Ok
Përdorimi i komandës AutoFiltër për të gjetur një regjistër
          Seleksiononi të gjithë regjistrin
          Nga menuja Data à Filtër à AutoFiltër
          à All regjistri shfaqet i gjithë
          à Costume  për specifikime

Perdorimi i macros
          Regjistrimi dhe ekzekutimi i një macro të thjeshtë.
          Macro është automatizimi i disa veprimeve rutinë
          Para krijimirt të një macro  duhet të aktivizohet toolbari Visual Basic kjo realizohet:
1.    Vendosni treguesin e mausit në toolbar dhe klik me butonin e djathtë të mausit
2.    Përzgjidh në listë  në listë Visual  Basic
Shembull Mësimi 1

A
B
C
D
E
F
G
1.    







2.    







3.    
Dyqane
Dyqane 1

125.43
145.23
12.354

4.    

Dyqane 2

0.786
1.2354
234.36

5.    

Dyqane 3

23.45
465.56
23.45

6.    

Dyqane 4

456.56
1475.5
45.5

7.    
Qytete
Qytete 1

6845.5
45.56
23.45

8.    

Qytete 2

23.45
1.234
34.456

9.    

Qytete 3

24.45
12.34
23.32

10.            

Qytete 4

123.3
345.5
789.4

11.            
Rrethe
Rrethe 1

2.2345
23.90
78.23

12.            

Rrethe 2

2.345
90.34
67.2

13.            

Rrethe 3

945.5
1245.5
945.5

14.            

Rrethe 4

6545.56
475.5
45.5

15.            







          Do të automatizojme dy veprime ne kete wrksheet:
1.    Formatimin e numrave në një zonë qelizash
2.    Bashkimi i teksit vertikal me një komand
Formatimi i vlerave numerike të një zone nepërmjet menubarit.
1.    Zgjidhni zonen ku janë vendosur vlerat numerike p.sh D3:F6.Kerkohet rrumbullakosja e numrave me afersi 10-2.
2.    Në menunë Format à Cells  shfaqet kutia dialoguese Format Cells Në krye të kutisë ka opsione të ndryshme dhe midis tyre Namber. Tek lista Category à Namber dhe te Format Cells rrubullakimin e deshiruar OK
Regjistrimin e një macro për formatimin e vlerave numerike të një zone
1.    Në zonën e fletës së punës përzgjidh zonën D7:F10
2.    Në toolbarin Visual Basic klik butonin  Record Macro
3.  Te kutia dialoguese Record Macro në fushën  Macro Name vendosni emrin Rrumbullakim   klik OK.
4. Në menunë Format à Cells  shfaqet kutia dialoguese Format Cells Në krye të kutisë ka opsione të ndryshme dhe midis tyre Namber. Tek lista Category à Namber dhe te Format Cells rrubullakimin e deshiruar OK
5. Kliko te toolsi Visual Basic    Stop Recording
6. shpetoni mesimin  me emrin Mësim 1
Ekzekutimi i macros
1.    Në fletën e punës Mësimi 1  à zonën D11:D14
2.    Në toolbarin Visual Basic klik butonin  Run Macro
3.    Në listën e Macrove përzgjidh Rrumbullakim
Mënyra të shpejta të ekzekutimit të Macro-ve
          Caktimi i çelsit Shrtcut për ekzekutimin e Macro-s
1.    Në toolbarin Visual Basic klik butonin  Run Macro
2.    Në listën e Macrove përzgjidh Rrumbullakim dhe klik butonit Options  në kutinë dialoguese Macro në kutinë dialoguese Macro Options bëhet caktimi i çelsit shortcut dhe përshkrimi i macro-s
3.    Te shortcut key bëjë kombinimi i tastave Ctrl+Shift + C për këtë shtyp njëherësh Shift +C
4.    Klik ok,cancel
5.    Përzgjidhni zonën D13:D14 dhe shtypni Ctrl+Shift + C për të ekzekutuar Macro-n
6.    Regjistroni Mesimin M1 me Save



Bashkimi i texit vertikalisht me një komand.
Në toolbar është butoni Merge and Center që bashkon dhe qenderzon disa qeliza në rreshtin horizontal.por duhet dhe vertikal që me toolbar nuk realizohet.
Një veprim i tillë bëhet me macro
1.    Aktivizoni  Mesimin1
2.    Përzgjidhni zonën A6:A12 Etiketa është në qelizën e siperme të përzgjedhur.
3.    Në menunë Format à Cells à  Alignment. Butoni Alignment  ka disa opsione: Wrap text =mbeshtjell text,shrink to fit =ngushtim i përshtatur, =bashkim qeliza.
4.    Klik ne kutizën e majtë merge cells dhe zvarrisni me maus te Orientation akrepi deri sa ai të vendos 90 0 klik ok.
Regjistrimi i macro-s që bashkon qelizat vertikale
1.    Përzgjidhni zonën A15:A20 dhe klik butoni Record Macro
2.    Te kutia dialoguese Record Macro në fushën  Macro Name vendosni emrin BashkimVertikal  klik OK
3.    Në menunë Format à Cells  shfaqet kutia dialoguese Format Cells
4.    Në menunë Format Cells  ne opsionin Alignment à merge cells ,ndersa tek Degree shkruani 90 0  ok.
5.    Klikoni mbi butonin Stop Recording.
Fshirja e një Macro
1.    Në menunë Tools à macro
2.    Zgjidh emrin e Macro-s që do të fshishë
3.      Klik mbi DeletVrejtje lajmeruese për viruse ne Exel6
Krijimi i lidhjeve( links)
Objektet e lidhura perdoren ne ato raste  kur duam  që informacioni te reflektoj çdo lloj të ndryshimit të të dhënave.
Krijimi i  lidhjeve që lidhin te dhena dhe skedare
          Psh mes nje libri pune  dhe një libri tjeter pune ose skedari apo lidhje midis nje libri pune tuajin me skedar te rrjetit,apo ne Internet.
Inforacioni ndermjet programeve te ndryshem
Në qofte se keni dy aplikime te ndryshme të hapur në të njëjtën kohe,mund të krijoni lidhjen duke terhequr me maus të dhenat nga njëri program e duke i hedhur te programi tjeter si vijon :
          Rregullojini dritaret e programeve në mënyrë të tilllë që skedari burim dhe destinacion të ndodhen në fushë pamje.
          Zgjidhni informacionin që dëshironi dhe me butonin e djathtë të mausit terhiqeni informacionin që keni zgjedhur në programin destinacion.
Futja e një objekti nga nje skedar ekzistues
          Klikoni ne fleten tuaj të punës aty ku dëshironi  të shfaqet informacioni i future
          Në menunë  Insert à Object à Create from files
          Ne kutinë file name  shkruani emrin e skedarit
Për të krijuar nje object të lidhur à Link to File,ndersa për të krijuar një object të future  mos e zgjidhni kete kuti.
Krijimi dhe formatimi i nje flete te re që do të përdoret si flete e varur pune
1.    shkruani Firma  ABC në qelizën A1
2.    shkruani shitje neto në qelizën A2
3.    ndryshoni gjeresine e kolines A
4.    formatoni qelizën A1 me llojin e shkrimit  Times New Roman dhe madhesine e shkrimit 14 de atributin Bold.
5.    hapni librin e punes  Lloga1.XLS duke klikuar mbi butonin Open
6.    klikoni dy here mbi sheet1 të Lloga1.XLS dhe emertojeni atë Lloga1.
Paraqitja e fleteve burim dhe destinacion njekohesisht.
                   Klik mbi Windows
                   Klik mbi Arrange
                   Ne qofte se nuk është zgjedhur butoni Tiled  klik mbi të
          Mbaj të hapur të dy librat per shembullin ne vazhdim.
Lidhja midis dy fleteve te punes
Lëvizni në librin Lloga1.xls derisa  të shihni qelizën E10 që përmban të ardhurat neto totale
Klikoni mbi E10
Me treguesin e mausit mbi qelizën E10 klik me butonin e djathtë të mausit.
Klik mbi komanden copy ne menune e shkurter Një bordure e rrethon qelizën E10
Klik në qelizën A3 te librit të varur në Sheet1.
Klik mbi butonin e djathtë të mausit te A3
Klik mbi komanden Paste Speciale  
Klik mbi All në qoftë se nuk është zgjedhur
Klik mbi Paste Link
Mbajni të hapur librat per shembullin ne vazhdim
Vini re formulen ne rreshtin e formulave,e cila sjell përmbajtjen e qelizes E10 të Lloga1xls në A3  e librit të varur



[1] Me data Form kuptojmë atë formë që paraqesin emrat e fushave,kutitë e tekseve,butonat për shtimin dhe gjetjen e rekordeve në një database.
6 kur ju hapni një libër pune që përmban një macro Exel shfaq një mesazh që lajmeron se macrot janë me viruse. Kur filloni të krijoni një macro fshi kutinë në të majtë të opsionit Alwqys ask before opening worbooks with macros(gjithmone pyet para se të hapni libra pune me macro)

Keine Kommentare:

Kommentar veröffentlichen