MICROSOFT ACCESS

MICROSOFT   ACCESS

Çfarë është një datëbazë

Një date bazë (bazë të dhënash) është një koleksionesh informacionesh në lidhje me një subject të caktuar si p.sh.

1.    Porositë e një blerësi

2.    Koleksioni i disqeve muzikor të një dyqani.

Një datëbazë  përbëhet ng 6 objekte

1.     Tabelat,përmban të dhënat të sistemuara në rreshta dhe në kolona.  Rreshtat përbëjnë rekordet Kolonat përbëjnë fushat

2.     Përzgjedhesit  për të gjetur të dhënat që kërkojmë. Mund të fshijë ose modifikojnë disa rekorede.

3.     Formset(Forms) për të future me lehtësi të dhënat.

4.     Reportet (Reports) për të analizuar të dhënat dhe për ti printuar ato.

5.     Makrot (Macro) shërben për automatizimin e punëve.

6.     Modulet (Moduls) ëshët një bashkësi procedurash dhe deklarimesh në Access Basic.

Dritarja e databases

          Start à Programsà Microsoft Access

à  Blank  Databaze  kur krijoni një database te re

à  Databaze  Wizard për të krijuar tabelat,forms-et dhe report-et dhe objekte të tjera.

à  Open an Existing Databaze   për të hapur një database ekzistuese. Klikoni mbi Move Files.

Krijimi hap pas hapi i një database

1.    Çfarë mendoni se do të realizoni me një database që do të krijoni

2.    Cilët janë pjestrët kryesor,cilat janë tabelat bazë

3.    Përcaktimi i fushave, çdo kolonë përfaqëson një fushë.

4.    Përcaktimi i lidhjeve ndërmjet tabelave.Ka tre tipe lidhjesh.

a.     një me shumë : Një record nga tabela  A mund të lidhet me shumë rekorde nga tabela B  e kunderta nuk ekziston.

b.    shumë me shumë: Një record nga tabela  A mund të shoqërohet me shumë rekorde në tableën B dhe anasjelltas.

c.     një me një  Një record nga tabela  A çshtë lidhur me një record nga tabela B. dhe anasjelltas.

5.    Përzgjedhësit (Queries) emrat mund të jenë të gjatë.

Të ngjashme

v Krijimi i një database të re

v Hapja e një database ekzistuese

v Fshirja e një objekti

v Riemertimi i një objekti

v Kopjimi ose lëvizja e një objekti

v Eksportimi i të dhënave në një database tjetër

ÝTabelat

          Tabela është një bashkësi të dhënash të organizuara në rreshta(rekorde) dhe kolona (fusha)

Krijimi i një tabele:

Në menunë Insert à Table    Krijoni tabele me 4 menyra:

1.    Datsheet View fut të dhënat në një datasheet bosh.

a.    Hapni një table në mënyrën  Datasheet View

b.    Kliko në butonin New Record

c.     Shtypni të dhënat duke kaluar me   Tab  nga një fushë në tj

d.    Në fund të rekordit shtyp Tab

2.    Design View ndertoni strukturën e tableës duke përcaktuar fushat e saj dhe tippet e tyre.

Insert à Table  à   Design View  përcakto të dhënat:

v Field name àemri i fushes 1-64 karaktere

v Data Type à tipi i të dhënave

v Descripton à përdhkrii i fushës

Indekset

          Përcaktojnë renditjen e rekordeve në një tabelë .

          Insert à Table  à   Design View  

          Klik te  Field Name  à vetitë e Indexed   tre mundësitë

e.     No fusha nuk është e indeksuar

f.      Yes (Dublikates) Ok  Fusha e indeksuar dhe lejon dy vlera

g.     Yes (No Dub.) Fusha e indeksuar dhe nuk lejon dy vlera

Në menunë  View  à Indexes …

à  Index Name à emri i fushës

à  Field Name  à fusha që bënë pjesë në këtë index

à  Sort order  à tipi i renditjes  klik  Save .

Për të fshirë një fushë

 à rreshtin korespondues  shtyp tastin Delete

          Për të ndryshuar tipin e të dhënave.

          Nga numeric,Currency,data/time në Text

          Nga numeric,Currency dhe anasjelltas

          Nga text në memo   e anasjellta është e pamundur.

          Të dhënat e tipit Counter nuk është i mundur.

          Për të shtuar një fushë

          à rreshtin përpara të cilit do të futni fushën e re

          shtyp tastën  Insert ose klik në butonin  Insert Row

          Krijimi i lidhjeve midis tabelave

a.     mbyllni çdo table të hapur

b.    klik në butonin Relationship ose ne menunë Tools à Relationshi

c.     klik te butoni Show Table te shirit i butonave

d.    shtoni këto tabela klik te emri i tyre dhe pastaj Add dhe mbylle.

e.     Tërhiqni fushat që doni të lidhni nga tabelat e para për tek fushat  në të cilin do ti lidhni në tableën tjetër.

Butonat e kërkimit

          Butoni i pare (First record) ju pozicionon në rekordin e pare

          Butoni i dytë (Preview record) ju pozicionon në rekordin parardh

          Butoni i tretë (Next record) ju pozicionon në rekordin pasardhes

          Butoni i katert( New record) ju pozicionon në rekordin e ri

          Numri në mes të butonave tregon numrin e butonit korent.

          Numri në fund tregon numrin total të rekordeve.

Fshirja e rekordeve

 Edit à Delete Records

          Zgjedhja e rreshtave dhe kolonave

a.     klik në kokën e rreshtit ose kolones

b.    për të zgjedhur më shumë se një rresht apo kolonë klik në kokën e rreshtit ose kolones duke mbajtur të shtypur butonin e majtë të mausit.

3.    Table Wizard  ndertimin e structures së një tabele duke à fusha të gatshme tabelash me karakter personal ose biznesi.

File à New table à Table Wizard  

4.    Import Table,Link Table importimin e një tabele krijilin e lidhjeve me një tjetër tabele.

Ý Queries (Përzgjedhës)

          është një pyetje që bëhet rreth të dhënave tuaja.

Tipet e Query-ve

1.    Select Queries zgjedh të dhënat nga një ose më shumë tabela.

2.    Parametric Queries kur ekzekutohet afishon një kuti dialogu e cila prêt informacion nga ju.

3.    Crostab Queries afishon vlera të përmbledhur

4.    Action Queries modifikon rekordet e një tabele.

5.    SQL Queries  krijon duke përdorur një instruksion

Krijimi i një Query-je

          Në menunë  Insert  à Query

Ý Forms-et

        Krijohen: 1. për futjen e të dhënave me lehtësi

                          2. për krijmin e një kutie dialogu

                          3. për krijimin e një formsi tjetër.

Krijimi i një Forms-i

          Klik në tab-in   Forms à New  à një mundësi

Ý Reportet

është një mënyrë efikase për të paraqitur të dhënat në një formë të caktuar printimi.

Krijimi i Reporteve

                   Klikoni në tab-in Report à New à një mundësi .

Administrimi i te dhenave

Database (regjistri) është një regjistër që ruan një informacion të organizuar në një mënyrë të caktuar ose

Me Database duhet kuptuar zona në fletën e punës ku informacioni mbahet në formë liste

Me rekorde duhet të kuptojmë rreshtin e qelizave që përmban informacioni rreth fushave të një Database.

          Psh një regjistër  pagesash i një firme në të ruhen:

                   Emrat

Profesioni

                   Paga bruto

                   Raporte

                   Paga gjidhësej

                   Ndalesat

                   Paga neto

Në shëmbullin e mësipërm mund të vendosim:

          Në kollonën e parë  mbiemrat e punonjësve

          Në kolonën e dytë   emrat e punonjësve

          Në kollonën e tretë  mosha

Në kolonën e katërt profesioni

          Në kolonën e peste paga bruto

          Në kollonën e gjashtë taksat

          Në kollonën e shtate paga neto

Çdo kollonë në database quhet Field (fushë)

Rreshti i parë në çdo database përmban etiketat e çdo fushe.Këto etiketa do quhen field names (emrat e fushave). Pra emërtimi i kokave të kolonave.

Rreshtat me të dhënat fillojnë pas field names pa lënë rresht bosh të dhënat që

shkruhen në to quhen Data Rekords

	A	B	C	D	E	F	G
1
2
3
4	Mbiemer	Emer	Mosha	Profesioni	Pagesa	Taksa	P.Reale
5	Ferati	Elvina	17	Doktor	25500	500
6	Duçka	Juli	20	Doktor	26500	530
7	Kanani	Elda	19	Doktor	23500	470
8	Curi	Dritan	18	Doktor	22400	450

Në tabele  një rekord është një element ose person i regjistruar  psh Ferati Elvina  ……

          Kolonen e e peste dhe të gjashte ta plotesoje kursanti

Si ndërtohet një Database

Ku do të vendoset Database à në një fletë pune të re apo eksistuese

Rreshti i parë i një Database duhet patjetër të përmbaj emrat e fushave

Emri i fushës ti përshtatet përmbajtjes së kollonës dhe të ketë deri 255 karaktere

Emri i fushës duhet të përbëhet nga shkronja dhe jo nga numra.në rast se do   të shkuajmë edhe numra duhet që i gjithë emri të futet në thonjëza.

          Emri i fushës duhet të jetë i ndryshëm prej të tjerave.

Futtja e të dhënave në një Database fillon menjëherë pas rreshtit të parë

Të dhënat që regjistrohen mund të përfshijnë tekste,numra,formula e funk.

          Çdo regjistrim (record) duhet të ketë të njëjtat fusha

Për të përcaktuar një Database ju duhet të:

Selektoni të gjithë zonën ku janë hedhur të dhënat së bashku me Field Name

          Nga menuja Insert à Name Define

Në kutinë dialoguese Names in Workbook shkruani emrin që dëshironi

          Klik Ok

Përdorimi i komandës Data Form[1]

          Shërben : Për të eleminuar fushat e shumta

Për të shtua ose hequr fusha

Veprohet :

          Nga menuja Data à Form

Hapet kutia dialoguese që paraqet sipas radhës e mrat e fushave të regjistrit

          Klik mbi butonin Colse për ta mbyllur.

Si shtohet një regjistrim i ri në një Database

          Një metodë është futja e të dhënave nëpër qeliza boshe

          Tjetra metodë : Nga menuja Data à From

Radha e veprimit të futjes së të dhënave të reja është:

          Nga menuja Data à From

          Në kutinë dialoguese klik mbi New dhe hidhni të dhënat në fushat.

          Kalimi nga një fushë në tjetrën bëhet me Tab.

          Klik mbi Close

Futja e një formule në një Database

Në rast se në ndonjë fushë ka formulë ,plotësimi i fushës së re bëhet direkt

Përzgjedhja e një regjistrimi (renditja e listë pagwsave sipas rendit zbritës

          Seleksiononi rangun e tabelës  database

          Klik në menunë Data à Sort

          Klik paga bazë à Sort by

          Klik mbi butonin Header Row

          Klik rritës ose zbritës

          Klik Ok

Përdorimi i komandës AutoFiltër për të gjetur një regjistër

          Seleksiononi të gjithë regjistrin

          Nga menuja Data à Filtër à AutoFiltër

          à All regjistri shfaqet i gjithë

          à Costume  për specifikime

Perdorimi i macros

          Regjistrimi dhe ekzekutimi i një macro të thjeshtë.

          Macro është automatizimi i disa veprimeve rutinë

          Para krijimirt të një macro  duhet të aktivizohet toolbari Visual Basic kjo realizohet:

1.    Vendosni treguesin e mausit në toolbar dhe klik me butonin e djathtë të mausit

2.    Përzgjidh në listë  në listë Visual  Basic

Shembull Mësimi 1

	A	B	C	D	E	F	G
1.
2.
3.	Dyqane	Dyqane 1		125.43	145.23	12.354
4.		Dyqane 2		0.786	1.2354	234.36
5.		Dyqane 3		23.45	465.56	23.45
6.		Dyqane 4		456.56	1475.5	45.5
7.	Qytete	Qytete 1		6845.5	45.56	23.45
8.		Qytete 2		23.45	1.234	34.456
9.		Qytete 3		24.45	12.34	23.32
10.		Qytete 4		123.3	345.5	789.4
11.	Rrethe	Rrethe 1		2.2345	23.90	78.23
12.		Rrethe 2		2.345	90.34	67.2
13.		Rrethe 3		945.5	1245.5	945.5
14.		Rrethe 4		6545.56	475.5	45.5
15.

          Do të automatizojme dy veprime ne kete wrksheet:

1.    Formatimin e numrave në një zonë qelizash

2.    Bashkimi i teksit vertikal me një komand

Formatimi i vlerave numerike të një zone nepërmjet menubarit.

1.    Zgjidhni zonen ku janë vendosur vlerat numerike p.sh D3:F6.Kerkohet rrumbullakosja e numrave me afersi 10^-2.

2.    Në menunë Format à Cells  shfaqet kutia dialoguese Format Cells Në krye të kutisë ka opsione të ndryshme dhe midis tyre Namber. Tek lista Category à Namber dhe te Format Cells rrubullakimin e deshiruar OK

Regjistrimin e një macro për formatimin e vlerave numerike të një zone

1.    Në zonën e fletës së punës përzgjidh zonën D7:F10

2.    Në toolbarin Visual Basic klik butonin  Record Macro

3.  Te kutia dialoguese Record Macro në fushën  Macro Name vendosni emrin Rrumbullakim   klik OK.

4. Në menunë Format à Cells  shfaqet kutia dialoguese Format Cells Në krye të kutisë ka opsione të ndryshme dhe midis tyre Namber. Tek lista Category à Namber dhe te Format Cells rrubullakimin e deshiruar OK

5. Kliko te toolsi Visual Basic    Stop Recording

6. shpetoni mesimin  me emrin Mësim 1

Ekzekutimi i macros

1.    Në fletën e punës Mësimi 1  à zonën D11:D14

2.    Në toolbarin Visual Basic klik butonin  Run Macro

3.    Në listën e Macrove përzgjidh Rrumbullakim

Mënyra të shpejta të ekzekutimit të Macro-ve

          Caktimi i çelsit Shrtcut për ekzekutimin e Macro-s

1.    Në toolbarin Visual Basic klik butonin  Run Macro

2.    Në listën e Macrove përzgjidh Rrumbullakim dhe klik butonit Options  në kutinë dialoguese Macro në kutinë dialoguese Macro Options bëhet caktimi i çelsit shortcut dhe përshkrimi i macro-s

3.    Te shortcut key bëjë kombinimi i tastave Ctrl+Shift + C për këtë shtyp njëherësh Shift +C

4.    Klik ok,cancel

5.    Përzgjidhni zonën D13:D14 dhe shtypni Ctrl+Shift + C për të ekzekutuar Macro-n

6.    Regjistroni Mesimin M1 me Save

Bashkimi i texit vertikalisht me një komand.

Në toolbar është butoni Merge and Center që bashkon dhe qenderzon disa qeliza në rreshtin horizontal.por duhet dhe vertikal që me toolbar nuk realizohet.

Një veprim i tillë bëhet me macro

1.    Aktivizoni  Mesimin1

2.    Përzgjidhni zonën A6:A12 Etiketa është në qelizën e siperme të përzgjedhur.

3.    Në menunë Format à Cells à  Alignment. Butoni Alignment  ka disa opsione: Wrap text =mbeshtjell text,shrink to fit =ngushtim i përshtatur, =bashkim qeliza.

4.    Klik ne kutizën e majtë merge cells dhe zvarrisni me maus te Orientation akrepi deri sa ai të vendos 90 ⁰ klik ok.

Regjistrimi i macro-s që bashkon qelizat vertikale

1.    Përzgjidhni zonën A15:A20 dhe klik butoni Record Macro

2.    Te kutia dialoguese Record Macro në fushën  Macro Name vendosni emrin BashkimVertikal  klik OK

3.    Në menunë Format à Cells  shfaqet kutia dialoguese Format Cells

4.    Në menunë Format Cells  ne opsionin Alignment à merge cells ,ndersa tek Degree shkruani 90 ⁰  ok.

5.    Klikoni mbi butonin Stop Recording.

Fshirja e një Macro

1.    Në menunë Tools à macro

2.    Zgjidh emrin e Macro-s që do të fshishë

3.      Klik mbi DeletVrejtje lajmeruese për viruse ne Exel6

Krijimi i lidhjeve( links)

Objektet e lidhura perdoren ne ato raste  kur duam  që informacioni te reflektoj çdo lloj të ndryshimit të të dhënave.

Krijimi i  lidhjeve që lidhin te dhena dhe skedare

          Psh mes nje libri pune  dhe një libri tjeter pune ose skedari apo lidhje midis nje libri pune tuajin me skedar te rrjetit,apo ne Internet.

Inforacioni ndermjet programeve te ndryshem

Në qofte se keni dy aplikime te ndryshme të hapur në të njëjtën kohe,mund të krijoni lidhjen duke terhequr me maus të dhenat nga njëri program e duke i hedhur te programi tjeter si vijon :

          Rregullojini dritaret e programeve në mënyrë të tilllë që skedari burim dhe destinacion të ndodhen në fushë pamje.

          Zgjidhni informacionin që dëshironi dhe me butonin e djathtë të mausit terhiqeni informacionin që keni zgjedhur në programin destinacion.

Futja e një objekti nga nje skedar ekzistues

          Klikoni ne fleten tuaj të punës aty ku dëshironi  të shfaqet informacioni i future

          Në menunë  Insert à Object à Create from files

          Ne kutinë file name  shkruani emrin e skedarit

Për të krijuar nje object të lidhur à Link to File,ndersa për të krijuar një object të future  mos e zgjidhni kete kuti.

Krijimi dhe formatimi i nje flete te re që do të përdoret si flete e varur pune

1.    shkruani Firma  ABC në qelizën A1

2.    shkruani shitje neto në qelizën A2

3.    ndryshoni gjeresine e kolines A

4.    formatoni qelizën A1 me llojin e shkrimit  Times New Roman dhe madhesine e shkrimit 14 de atributin Bold.

5.    hapni librin e punes  Lloga1.XLS duke klikuar mbi butonin Open

6.    klikoni dy here mbi sheet1 të Lloga1.XLS dhe emertojeni atë Lloga1.

Paraqitja e fleteve burim dhe destinacion njekohesisht.

                   Klik mbi Windows

                   Klik mbi Arrange

                   Ne qofte se nuk është zgjedhur butoni Tiled  klik mbi të

          Mbaj të hapur të dy librat per shembullin ne vazhdim.

Lidhja midis dy fleteve te punes

Lëvizni në librin Lloga1.xls derisa  të shihni qelizën E10 që përmban të ardhurat neto totale

Klikoni mbi E10

Me treguesin e mausit mbi qelizën E10 klik me butonin e djathtë të mausit.

Klik mbi komanden copy ne menune e shkurter Një bordure e rrethon qelizën E10

Klik në qelizën A3 te librit të varur në Sheet1.

Klik mbi butonin e djathtë të mausit te A3

Klik mbi komanden Paste Speciale  

Klik mbi All në qoftë se nuk është zgjedhur

Klik mbi Paste Link

Mbajni të hapur librat per shembullin ne vazhdim

Vini re formulen ne rreshtin e formulave,e cila sjell përmbajtjen e qelizes E10 të Lloga1xls në A3  e librit të varur

---

[1] Me data Form kuptojmë atë formë që paraqesin emrat e fushave,kutitë e tekseve,butonat për shtimin dhe gjetjen e rekordeve në një database.

6 kur ju hapni një libër pune që përmban një macro Exel shfaq një mesazh që lajmeron se macrot janë me viruse. Kur filloni të krijoni një macro fshi kutinë në të majtë të opsionit Alwqys ask before opening worbooks with macros(gjithmone pyet para se të hapni libra pune me macro)