MICROSOFT OUTLOOK

MICROSOFT OUTLOOK

Me Microsoft Outlook ju mund

Të komunikoni me gjithe zyren tuaj me e-mail.

Të skedoni orare

Të ftoni në takim bashkëpunëtorët tuaj

Të krijoni lista punësh për vete dhe për të tjerët

Të vendosni dokumente në direktori publike që çdo kush mund ti përdor

Të komunikoni nëpërmjet Internet-it

Pse perdoret Microsoft Outlook

          Te krijoni lista detyrash punësh

          Te menaxhoni kalendarin tuaj

          Te shenoni biseda telefonike dhe ngjarje te tjera te dites

          Te beni shenime per te kujtuar veten per detyra te rendesishme

          Te skedoni takime dhe ftoni bashkepunetoret

          Te komunikoni me te tjeret duke perdorur e-mail

          Te komunikoni me te tjeret nepermejt internetit

Si niset programi Outlook

Nga desktopi i Windowsit klik te Start à Programs àMicrosoft Outlook

Dalja nga programi Outlook

          Në menunë  File à Exit

 

Dritarja e Outlook-ut  Elementët e saj

          Title bar à përfshin emrin e aplikimit dhe direktorinë korente si dhe butonat max,min dhe mbylljes së dritares.

          Menu bar à përmban menutë e komandave që ju i përdorni për të kryer detyra të ndryshme.

          Toolbar à përmbledh ikonat që shërbejnë si shortcut-e për komanda të përdorshme.

          Folders List à shfaq direktorinë korente. Klikoni për të shfaqur listen

          Outlook bar à shfaq ikona që paraqesin dosje: Inbox,Calendar, Contacts, e me radhe.Klik në një ikonë.

          Status bar à shfaq informacione rreth asaj që përmban pjesa më e madhe e dritares.

Përdorimi i Outlook Bar-it

          Përbërësit e Outlook-ut janë të organizuara me Dosje. Ndodhen tre grupe brenda Outlook-ut

1.     Grupi Outlook

2.     Grupi  Mail

3.     Grupi Other

Dosja e grupit Outlook

Inbox à mban mesazhe që ju keni dërguar dhe marre me e-mail

Calendar à përmban takime,ngjarjet,takimet e skeduara etj.

Contacts à liston emrat dhe adresat  e personave me te cilet ju komunikoni

Tasks  à përfshin çdo punë në listen tuaj të punëve për tu bërë.

Journal à përmban të gjitha ngjarjet e dites  si telefonata,shenime

Notes à liston të gjitha shenimet që shkruani ju dhe të tjeret.

Deleted Items à përfshin çdo gjë që keni fshirë nga dosjet e tjera.

         

Dosja e grupit Mail

Inboxà  mban të gjithe mesazhet e ardhura

Sent Items à mban mesazhet që ju keni nisur

Outbox à mban mesazhet që duhen dërguar

Deleted Items mban donje mesazh të fshirë

Dosjet e grupit Other (të tjera)

Grupi other permban dosje që janë në kompjuterin tuaj por jo në Outlook  My computer,My documents dhe Favorites.

Ndryshimi i pamjeve.

          Çdo pamje e paraqet informacionin në një format dhe organizim të ndryshëm.

          Tipi tabelë: paraqitet si një gridë me rreshta dhe kolona.Këtë tip përdoreni për të pare mesazhet e e-maili-it,detyrat dhe detajet për ndonjë problem.

          Tipi timeline: Shfaq elementët si ikona të renditura në rend kronollogjik.Këto përdoren për shënimet e ditës.

          Tipi Day/Week/Month.Shfaq elementët në një pamje kalendari

          Tipi card.  Përdoret për të pare kontaktet.

          Tipi Icon. Siguron icona krafike për të paraqitur detyra,shënime etj.

Të marrësh ndihmë.

Klik Assistant`s  windowus-in  à Help,Microsoft Outlook Help ose F1

Te marresh postën (Leximi i postes)

Kur ju hapni Outlook-un shfaqet dosja Inbox dhe ndonjë mesazh që ju ka ardhur që po prêt që ju ta lexoni.

Për të hapur dhe lexuar  mesazhet  tuaja ndiqni këto etapa:

          1.Klik dy here një mesazh për ta hapur atë

2. Për të lexuar mesazhin e mëparshem  ose të mëpasshëm në Inbox klikoni Previous ose Next mbi toolbar  ose hapni menunë Viewà Previous ose Next.

Për të kthyer përgjigje një mesazhi

1.     klik butonin Reply ose zgjidh Compose,Reply do të shfaqet dritarja Reply Massage se bashku me mesazhin orgjinal në zonën e teksit dhe pjesa e marresit dhe e derguesit do të jenë të plotesuara

2.     shkruani tekstin e mesazhit tuaj

3.     kur të mbaroni klik butonin Send ose à File àsend

ose nga Inbox pa e hapur mesazhin

1.     zgjidhni mesazhin në listen inbox  klik butonin Reply vepro si me larte.

Printimi i mesazhit

          zgjidhni mesazhin në listen inbox   à File àPrint

Mbyllja e nje mesazhi

          në menunë File à Close

Fshirja e mesazheve

          Ne menunë Edit à Delete   ose CTRL + D ose klik toolbar Del.

Kthimi i mesazheve te fshira

1.     klik ikonen Deleted Items

2.     zgjidhni mesazhin që doni të merrni  i merrni me maos dhe i çoni në dosjen përkatëse ose Edit à Move to Folder

Rujatja e mesazheve në një dosje

1.     zgjidhni mesazhin  duke klikuar

2.     zgjidh Edit à Move to Folder

3.     zgjidhni dosjen ku doni ta çoni mesazhin  Ok.

Krijimi i mesazhit

          Për të kompozuar një mesazh  veprohet:

1.     Në Outlook Inbox klik butonin New Mail Massage ose à Compose New Mail Massage hapet dritarja  The  Untitled – Message

2.     Shkruani ermin e marresit ne kutine text  To ose klik mbi To

3.     Shkruani emrin e dikujt që doni ti dergoni një kopje të mesazhit te kutia  Cc ose klik mbi  Cc zgjidh emrin nga libri i andresave.

4.     Në kutinë Subjekt shkruani nje subject (titull) per mesazhin tuaj.

5.     Shkruani textin e mesazhit,ku të shkoni deri ne fund te rreshit pa shtypur enter

6.     Kur mbaroni së shkruari niseni mesazhin.

Dërgimi i mesazhit.

          Klik butonin  Send

          à File à Send

          Shtypni  Ctrl+ Enter

Libri i adresave (Address Book)

          Sa here që ju doni t`i dërgoni dikujt mesazhe ju mund ta zgjidhni emrin nga lista pa u munduar ta shkruani atë.

1.     Post Office është një direktori zakonisht në serverin e rrjetit që përmban nga një kuti poste për çdo përdorues.Kur dikush dërgon një mesazh ai mbahet në kutinë postare  të marrësit deri sa marrësi e merr, e lëviz ose e fshinë atë.

2.     Postoffice Address List është një listë e çdokujt që ka një mailbax në post office. Kontrollohet nga aministratori i postës.

3.     Mail Administrator është personi i cili manaxhon post office-in

Për të përdorur Postoffice Address List à Tools à Address Book ose klik te butoni Address Book à dritarja Address Book

          Klil 2 herë te kutia e dialogut Address Book

          Klik 2 herë te emri i personit  ose butoni Properties mbi toolbar OK

Për të shtuar emra nga Postoffice Address List

          Zgjidhni emrin

Klik  Add to Personal Address Book ose à File  à Add to Personal Address Book

Për të pare Personal Address Book  

à Show Names nga lista

          à Personal Address Book   në libër shfaqen emrat e shkruar

Për të shtuar një adresë komplet të re në librin tuaj personal

          Klikoni butonin  New Entry  ose à  File à New Entry

Mbyllja e librit të adresave

          Në menunë File à Close  dhe do të ktheheni në Outlook.

Për ti derguar një mesazh dikujt që ka emrin në librin e adresave:

          Zgjidhni emrin

          Klik File à New Message.

Mesazhet e derguara  dhe ndryshimi i opsioneve

          Vetë Outlook ruan një kopje të çdo mesazhi të dërguar.

 Për të pare Mesazhet e dërguara ndiqni këto hapa:

1.     Në Outlook Bar à grupin  Mail

2.     Klikoni ikonën Sent Items  

3.     Klikoni 2 herë për ta hapur mesazhin.

4.     Kur mbaroni klikoni butonin Close.

Krijimi i dosjeve

1.     Zgjidhni File  à Folder à Create Subfolder

2.     Shkruani një emër për dosjen

3.     Klik shigjetën tek Folder Contains dhe à Mail,Contact etj

4.     Në listen Make This Folder a Subfolder Of à dosjen në të cilën ju do të krijoni dosjen e re

5.     Në kutinë Descripton shtoni një përshkrim të shkurtër për dosjen.

6.     klikoni Ok përta mbyllur kutinë.

Lëvizja e elementëve në  një dosje tjetër.

1.     Në një dosje të Outlook-ut hapni mesazhin që doni të lëvizni

2.     à File à Move to Folder

3.     Në listen e dosjeve à dosjen ku doni të vendosni mesazhin

4.     Klikoni te Ok.

KALENDARI

1.     Për të skeduar takime shumë kohë më parë

2.     Për të krijuar një listë të gjrave që duhet bërë

3.     Për të kujtuar ditët e punës apo të javës

4.     Ditët kur keni takime

Hapja e kalendarit

klik te ikona te Outlook bar ose klik dosja Calendar

          1.klik një date për të shfaqur atë në zonën e skeduar

          2. për të pare një muaj à emrin e muajit

          3. për të pare një javë à ditët nga kalendari mujor

5.     për të shtuar një detyrë në listen e detyrave kliko  te Click here to add a new Task.

Si të shënojmë një takim.(appointment)

1.     Në zonën e kalendarit mujor  à muajin dhe datën që do të lini takimin

2.     Në zonën e skeduar klikoni 2 herë mbi orën kur do të fillojë takimi

3.     Plotësoni subjektin e takimit (emër personi,ështje,informacion tjete

4.     Plotësioni kutinë location vendin e takimit

5.     Plotësoni datat dhe kohët e fillimit dhe të mbarimit të takimit

6.     Selektoni kutinë Reminder dhe jepni sa kohë para takimit doni të lajmëroheni klikoni butonin e ziles.

7.     Nga lista show time as à n.q.s doni t`ju shfaqet koha e skeduar në kalendarin tuaj.

8.     Në kutinë e madhe të teksit shkruani diçka për të indentifikuar takimin,materialet që do t`ju duhen.

9.     klik butoni Categories dhe shënoni një kaegori për takimin

10.            klik butonin Save and Close për tu kthyer te kalendari.

Skedimi i takimeve që përsëriten

1.     Në dosjen Calendar àCalendaràNew Rocurring Appointment

2.     Në zonën AppointmentTime plotësoni kohën e fillimit(Start ),mbarimit(End) dhe kohëzgjatjen e takimit (Duration)

3.     Në zonën Recurrence Pattern tregoni frekuencën e takimit (çdo ditë.javë,muaj ose vit) Daily,Weekly,Monthly dhe Yearly

4.     Jepni ditën dhe muajin dhe çdo opsion tjetër tek Recurrence Pattern

5.     Në zonën Range of Recurrence jepni limitet e kohes si më poshtë:

a.     Start à datyën e takimit të pare

b.     No End Date àkëto opsione kur takimi s`ka një fund

c.      End After à kur ka një numër të caktuar takimesh

d.     End By àdhe jep datën kur këto takime mbarojnë.

6.     Klik ok

7.     Klik butoni Save  and Close

Skedimi i një ngjarje

1.     à Calendar à New Event

2.     Plotësoni kutitë  Subject,Location,Start Time dhe End Time

3.     Sigurohuni që  All Day Event është zgjedhur.Klik Ok

Skedimi i një mbledhjeje

          Mbledhja është një takim ku ftohen dhe persona të tjerë

Attendees  janë njerëzit që marrin pjesë

Resources mjetet që do të përdoren si kompjuter,projektori,dhuma etj

1.     Klik Calendar à Calendar à Plan a Meeting

2.     Klik te All Attendees shkruaj emrat e pjesmarresve pas çdo emri Enter

3.     Zgjidhni një date për mbledhjen nga lista  Meeting Star Time 

4.     Plotësoni kohenë e fillimit dhe të mbarimit të mbledhjes.

5.     Klik butonin Make Meeteing

Hollësira për mbledhjen

          Mund të dërgohen ftesa për pjesmarësit

          Specifikoni një subject në kutinë e dialogut Meeting

          Për të dërguar ftesat Klik butoni Send

          Mbyllni dritaren Meeting  File à Close

Krijimi i një kontakti të ri

Contact është një person ose kompani për të cilën ju keni mbajtur informacion

a.name  à          emri

b.Job Title     à detyra

c.Company nameà emri i kompanisë

d.Address   à adresa

e.Phone à telefoni

ë.E-mail address à adres e-meil

f.Web pages address àadresë e faqes në Web

g.Comments à koment

h.Categories à kategoritë

1.     klik butonin Contact à Contact

2.     à Cantacts à New Cantacts

3.     Plotësoni me radhë të dhënat për kontaktin

4.     klik File dhe à Save  ruan rekordin e mbyll k.dialog

à Save and New ruan rekorin dhe shton një kontakt të ri

à Save and New in Company  ruan rekordin dhe shton një rekor të ri brenda të njëjtës kompani.

Si të shikojmë listen e kontakteve

          Klik  shkronjën e pare që fillon kontakti

Komunikimi me një kontakt  duke dërguar mesazhe

à kontaktin dhe pastaj Contakts à New Letter to Contact

ndiq udhezimet për të shkruar.

         

Krijimi i një listë punish ( Tasks List) shënimi i një pune

1.     Në dosjen Tasks à Tasks à New Task ose klik butoni New Task

2.     Shkruani subjektin e punës

3.     Shkruani një date në të cilën puna duhe të jetë mbaruar

4.     Shkruani një date fillimi

5.     Te status à një status për punën

6.     Në listen Priority à Normal,Low ose High

7.     Në % Complet shkruani një përqindje të realizimit të punës

8.     Vendosni një alarm që tju kujtoi.

9.     Shkruani ndonjë koment

10.                        Klik butonin Categories për të zgjedhur një kategorie

11.                        Klik butonin Save and Close kur keni mbaruar.

Përdorimi i ditarit (Journal)

          Në ditar ju mund të krijoni automatikisht  meazhe,faxset,kerkesat  dhe përgjigje për mbledhje  dhe detyra.

1.     à elementin që doni të shënoni në Journal à Tools à Record in Journal

2.     subject,entry,type contact company dhe informacione të tjera

3.     subject jep emrin  ose titullin e elementit të zgjehur.

Entry type à jep orgjinën e elementit

Contact à liston emrat e pjesmarresve

Company à kompaninte që lidhen me kontakt

Start time à jep daten e mbledhjes ose takimit

Pause time à ndalon regjistrimin e kohes

Duration  à kohen që duhet për kompletimin e elementit

Tex box à shfaq hollësira ose inf. Të tjera

Categories à jep një kategoti për elementin

4.     Klikoni Save  and Close për përfundimin e hyrjes

Krijimi i shënimeve

1.     Në dosjen Notes à Note à New Note ose klik butoni New Note

2.     shkruani shënimin

3.     kur mbaroni klik butoni Close

Vendosja e opsioneve për shënimet

1.     Në dosjen Notes à Tools àOptions

2.     në zonën Note Defaults klik Color

3.     hapni listen Size à Small,Medium ose Large

4.     N.q.s nuk doni të vendosni oren dhe datën klik te Show time and date

5.     klik butoni Font

Për të hapur një shënim klik 2 herë  dosjen Notes

Printimi në Outlook

          Ka shumë stile printimi

Inbox,Contats,Tasks përdorin dy stilet e mëposhtme  Journal dhe Notes përdorin vetëm stilin Memo

1.     Stili Table à shfaq të dhënat në kolona dhe rreshta

2.     Stili Memoà shfaq të dhëna mesazhi pjesa tjetër është tekxt i thjeshtë

3.     Stili Daily  à shfaq takimet e një dite në jë faqe.

4.     Stili Weekly à shfaq e një jave për faqe

5.     Stili Monthly àshfaq takimet e një muaj për faqe

6.     Stili Tri-Fold à shfaq kalendarin ditor,listen e dtyrave dhe kalendarin javor në një faqe

7.     Dosja Contacts përdor stilin Memo plus stilet e mëposhtme:

8.     Stili Card à dy kolonat dhe kokat e tij

9.     Stili Small Booklet  à një kolonë për faqe sa 1/8 e faqes

10.                        Stili medium Booklet à një kolonë për faqe sa 1/4 e faqes

11.                        Stili Phone Directory  à një kolonë.